25-4-2013

Bewaarplaats voor familiearchieven

In het boekje "Zorg voor het familiearchief" van mevrouw Drs. E.P. Polak- de Booy wordt duidelijk de definitie van een familiearchief omschreven. Velen met belangstelling voor de geschiedenis van eigen en verwante families hebben persoonlijke bescheiden bijeengebracht, geordend en beschreven. Zodra sprake is van een verzameling van persoonlijke bescheiden van meerdere personen mag men spreken van een familiearchief. Ik ga er vanuit dat het belang van een familiearchief als een organisch geheel onderkend wordt. In het boekje wordt beschreven wat er zoal wordt bewaard in een familiearchief, hoe de stukken geordend kunnen worden en hoe de archivalia verzorgd en bewaard dienen te worden. Elke (amateur)genealoog zal wel een klein of groter familiearchief onder zich hebben. Een ieder zal op eigen wijze de archivalia geordend en beschreven hebben. Er zullen grote verschillen zijn in de omvang en de kwaliteit van het archief. De meeste van deze familiearchieven zijn persoonlijke bezittingen.

Centraal Register
In het verleden werd het belang van familiearchieven onderkend en werd opgeroepen om de familiearchieven te registreren in een centraal register van familiearchieven, later het Centraal Register van Particuliere Archieven (C.R.P.A.). Zodoende kon inzicht worden verkregen waar familiearchieven werden bewaard en wat er zich in deze archieven bevond. Een goed initiatief dat evenwel niet tot wasdom is gekomen. In het boekje van mevrouw Polak-de Booy wordt geen aandacht besteed aan het in bewaring geven van een familiearchief aan een archiefinstelling. Misschien is hier bewust geen aandacht aan besteed om te voorkomen dat familiearchivarissen bang zouden worden dat na registratie van hun archief drang of dwang zou worden uitgeoefend om het archief uit particuliere handen te geven. Een ieder die een familiearchief beheert, dat geplaatst is in een particuliere woning komt te zijner tijd voor het probleem te staan dat er een nieuwe veilige bewaarplaats gezocht moet worden. Vaak is dat na overlijden van de beheerder/archivaris. Wanneer het om een enkele doos gaat is het probleem niet groot. Maar anders wordt het wanneer het enkele honderden dozen met archiefmateriaal betreft. Een goed beheerder zal willen regelen dat het familiearchief op een goede plek gaat komen, zodat ook opvolgende generaties stukken kunnen toevoegen en het archief geheel of gedeeltelijk openbaar wordt voor historisch onderzoek.

Beheer & Onderzoek
Als beheerder van ons familiearchief heb ik ons archief ondergebracht in een stichting. Door het persoonlijke bezit over te dragen aan een onafhankelijke rechtspersoon stonden familieleden makkelijker hun persoonlijke stukken af aan het archief en werden ook eerder donaties gegeven ten behoeve van beheer en onderzoek. Naast papieren zaken werden ook objecten, waaronder geschilderde familieportretten, in het archief opgenomen. In de ruim vijftig jaar dat ik archivalia en objecten verzameld heb is de omvang zodanig gegroeid dat opvolgende generaties geen ruimte zullen hebben om het archief te kunnen of willen bewaren en beheren. In contacten met archiefinstellingen is mij gebleken dat geen enkele archiefinstelling zit te wachten op een familiearchief. Men wil alleen stukken die passend zijn binnen het acquisitiebeleid van die instelling. Kostenoverwegingen zullen daarbij ook een rol spelen. Het gevolg is dan dat een familiearchief in stukjes uiteen valt. En daarmee eindigt het familiearchief. Op de inventarislijst zou dan verwezen kunnen worden naar de verschillende bewaarplaatsen, maar mijn stelling is dat het familiearchief dan niet meer 'leeft' en dat er in de toekomst geen of weinig meer zal worden toegevoegd.

Nieuwe Mogelijkheden
Ik pleit er daarom voor dat er in Nederland naast een Centraal Register van Particuliere Archieven ook een familiearchiefdepotplaats wordt gevonden, waar familiearchiefinstellingen hun archief kunnen deponeren. Maar is dat te realiseren? Ik denk aan de volgende mogelijkheid:
  • De NGV of gelieerde organisatie verwerft of huurt bedrijfsruimte die ingericht kan worden als archiefbewaarplaats.
  • Een familiearchieforganisatie huurt hier de benodigde m˛ om haar archief te plaatsen.
  • In een bewaarovereenkomst wordt huur, borgsom, toegankelijkheid, openbaarheid etc. geregeld.
  • Een archief wordt pas geaccepteerd nadat het archief professioneel verzorgd is volgens te verstrekken richtlijnen. Een inventarislijst dient opgemaakt te zijn.
  • Indien, bijvoorbeeld na een overlijden van een beheerder, het archief niet aan gestelde eisen voldoet, kan de NGV dit tegen kostprijs verzorgen.
  • Afhankelijk van de aard kan de NGV archivalia of objecten weigeren op te nemen. Het heeft bijvoorbeeld geen zin om jaargangen Gens Nostra in een familiearchief te bewaren.
  • Geregeld dient te worden hoe te handelen wanneer een familieorganisatie afstand wil doen van het familiearchief. Bijvoorbeeld in het geval de kosten niet opgebracht kunnen worden of wanneer er geen belangstelling meer is om het archief in stand te houden.

    Draagvlak
    Belangrijk is te weten of er voldoende belangstelling is voor een centrale bewaarplaats van familiearchieven. Wanneer daar enig zicht op is kan berekend worden of het ook financieel haalbaar is. Omdat het gaat om nationaal erfgoed denk ik dat het mogelijk zal zijn fondsen te verwerven om een bewaarplaats van de grond te krijgen. Naast het meten van de belangstelling bij de leden van de NGV is het ook goed te horen hoe archiefinstellingen hier tegenover staan. Zien zij het als een bedreiging of als een aanwinst? Deze notitie zal zeker vragen oproepen. Bewust heb ik details vermeden om niet in het bos de weg kwijt te raken.


    28-12-2012 Hugo Doeleman


  • Dit artikel geschreven door Hugo Doeleman stond eerder in "Horizontaal" (nr 66, februari 2013), het blad van de afdeling Familie Organisaties van de Nederlandse Genealogische Vereniging NGV. Hij houdt een pleidooi voor een gedeelde depotplaats waar diverse families hun archief kunnen onderbrengen.
    [Afbeelding: Archief Doeleman]






    Lees ook:
  • Vijf eeuwen in particulier bezit
  • Eeuwenoud familiefonds
  • Zedelijke en stoffelijke belangen
  • Bewaarplaats familiearchieven I
  • Bewaarplaats familiearchieven II
  • Het privé-archief van Jan Cremer
  • Bewaarplaats familiearchieven III
  • familiearchieven.nl benadrukt de betekenis van een familieverhaal en onderstreept het belang van het bewaren en terugvinden van herinneringen en persoonlijke documenten voor historisch, genealogisch en biografisch onderzoek.