maak een inventaris van je archief

  • Met een inventaris kunnen stukken uit een familiearchief goed opgeborgen worden en zijn ze ook weer snel terug te vinden.

  • De meest eenvoudige methode van inventariseren is het maken van een plaatsingslijst waarbij elke doos of map een nummer krijgt met een korte omschrijving van de inhoud.

  • Bij het maken van een gedetailleerde inventaris ga je eerst het archief onderverdelen in hoofdcategorieŽn. Volgens een traditionele verdeling is dat:
    A) PERSOONLIJKE STUKKEN
    B) OPENBAAR LEVEN
    C) OVERIGEN.

  • Je bent natuurlijk vrij om zelf andere hoofdcategorieŽn te maken die bij de aard van jouw archief passen. Gebruik daarvoor de hoofdletters A, B, C, D, E of Romeinse cijfers I, II, III, IV, V. etc.

  • Na de hoofdcategorieŽn kan je groepjes of subcategorieŽn maken met I-a, I-b, I-c of A-I, A-II, A-III etc. Houd het simpel, maak niet teveel onderdelen. Zie voorbeeldschema hieronder.

  • Zo sorteer je alle stukken die bij elkaar horen of aan elkaar verwant zijn. Deze berg je op als genummerde eenheden (bundel, doos, map, envelop, omslag) die vervolgens in een doos worden gestopt. Op de doos wordt aangegeven welke nummers er in zitten.

  • Ieder archiefstuk, of iedere stapel met documenten, heeft dus een eigen nummer (gewone cijfers). Je bepaalt hierbij zelf hoe gedetailleerd je wilt zijn. Een inventarisnummer kan ook meerdere stukken omvatten, je hoeft namelijk niet ieder stuk afzonderlijk te nummeren.

  • Doornummeren is wel heel belangrijk, maar eigenlijk kan dat alleen als het archief "af" is en er niets meer aan toegevoegd wordt. Je begint bij 1 en gaat verder tot het laatste stuk, bijvoorbeeld 115.

  • Tot slot maak je een beknopte omschrijving van 1 t/m 115, je vermeldt daarbij data, namen en inhoud. Ook kan je hierbij aangeven hoe het materiaal verpakt is, bijvoorbeeld als 1 bundel, 1 doos, 2 multomappen, 1 envelop, 3 omslagen etc. zodat de persoon die de inventaris leest kan inschatten om hoeveel materiaal het gaat.

  • De inventarislijst wordt afgerond met een beschrijving over het ontstaan van het archief (incl. naam van de persoon die de inventaris heeft opgesteld) en een aanwijzing voor het gebruik.

  • Kijk naar de voorbeelden van anderen, bekijk de links hieronder.